Przygotowanie wniosku o dofinansowanie zakupu sprzętu IT dla placówki medycznej to nie tylko oszacowanie kosztów i wybór komputerów. Konieczne jest również opisanie planowanych zakupów, określenie wymagań technicznych i zgromadzenie dokumentów potwierdzających parametry urządzeń. Jak sprawnie przejść przez ten etap i jaką rolę może odegrać w nim producent sprzętu?

Placówki POZ mogą wkrótce ponownie ubiegać się o dotację na rozwój infrastruktury i cyfryzację w ramach programu FEnIKS – będzie to trzeci nabór w projekcie „Wsparcie podstawowej opieki zdrowotnej (POZ)”. W poprzednim naborze wysokość dofinansowania wynosiła 300, 450 lub 600 tys. zł, w zależności od liczby pacjentów. Pieniądze można było przeznaczyć m.in. na zakup komputerów, serwerów, urządzeń sieciowych i oprogramowania. Nie wiadomo jeszcze, czy w kolejnej edycji będą obowiązywać takie same limity i zasady, jednak placówki planujące inwestycje cyfrowe mogą już teraz określić, jakiego sprzętu potrzebują, i przygotować dokumentację techniczną.

W przejściu przez ten proces placówkę medyczną może wesprzeć polski producent komputerów, taki jak NTT System. Pomaga on przełożyć potrzeby na konkretne rozwiązania techniczne, przygotować specyfikację i zgromadzić dokumenty dotyczące urządzeń. Placówka zyskuje w ten sposób pomoc w przygotowaniu dokumentacji sprzętowej, a za pozostałą część wniosku i jego złożenie odpowiada już samodzielnie.

Krok 1. Określenie potrzeb i wymagań

Punktem wyjścia jest ustalenie, jakie urządzenia są potrzebne, ile stanowisk ma zostać wyposażonych i do jakich zadań będzie wykorzystywany sprzęt. Znaczenie ma również oprogramowanie stosowane w danej placówce oraz wymagania dotyczące certyfikatów. Warto zwrócić uwagę, że NTT System jako jedyny polski producent posiada często wymagane certyfikaty TCO oraz EPEAT.

Przed pierwszym kontaktem z dostawcą warto zebrać podstawowe informacje: liczbę komputerów i stanowisk, wykorzystywane programy, oczekiwane parametry oraz ewentualne szczególne potrzeby. Nie trzeba jednak mieć gotowej specyfikacji. Jeśli placówka nie wie, jaka konfiguracja będzie odpowiednia, rozmowa z przedstawicielem firmy może pomóc doprecyzować wymagania. NTT deklaruje, że w takich przypadkach przeprowadza wywiad dotyczący sposobu pracy i potrzeb przychodni. Przy bardziej nietypowych rozwiązaniach możliwa jest dodatkowa weryfikacja konfiguracji w firmowym laboratorium pod Warszawą.

Krok 2. Dobór sprzętu i przygotowanie oferty

Na podstawie zebranych informacji można dobrać odpowiednie urządzenia i przygotować wycenę. Warto przy tym zwrócić uwagę nie tylko na cenę komputerów, lecz także na to, czy ich parametry odpowiadają potrzebom użytkowników i planowanemu sposobowi wykorzystania sprzętu.

Jeśli przychodnia ma już wybraną konfigurację, NTT może przygotować wycenę w ciągu 1 dnia roboczego. Jeśli potrzebne jest dokładniejsze określenie wymagań i opracowanie pełniejszej dokumentacji, proces może potrwać ok. tygodnia. Warto pamiętać, że oferta cenowa i specyfikacja techniczna pełnią różne funkcje; oferta przedstawia koszt planowanego zakupu, natomiast specyfikacja opisuje parametry urządzeń i pozwala ocenić, czy odpowiadają one wymaganiom określonym w projekcie.

Krok 3. Przygotowanie specyfikacji i opisu przedmiotu zamówienia

Jednym z ważniejszych elementów dokumentacji zakupowej jest opis przedmiotu zamówienia (OPZ). Powinien on jasno określać, jakiego sprzętu potrzebuje przychodnia i jakie wymagania techniczne muszą spełniać urządzenia. Precyzyjny opis ułatwia porównanie ofert i ogranicza ryzyko wystąpienia nieporozumień na etapie zakupu.

NTT może wesprzeć placówkę w przygotowaniu części sprzętowej OPZ, wskazując konfiguracje odpowiadające określonym wymaganiom. Firma przygotowuje również specyfikację techniczną, ofertę, karty katalogowe i wymagane certyfikaty. Według deklaracji NTT przygotowanie specyfikacji wraz z ofertą i opisem wymagań zajmuje zwykle ok. 1 tygodnia. Usługa na etapie ofertowania jest bezpłatna.

Krok 4. Weryfikacja dokumentów i przygotowanie wniosku

Po otrzymaniu dokumentów placówka może wykorzystać je do opracowania części wniosku dotyczącej planowanych zakupów. Dokumenty dostarczone przez NTT System do wniosku OPZ zostały przygotowane na podstawie otrzymanych informacji i są gotowe do złożenia.

Ostateczna odpowiedzialność za pełną dokumentację pozostaje jednak po stronie placówki – to ona musi zweryfikować, czy opis odpowiada jej rzeczywistym potrzebom i warunkom konkretnego naboru lub procedury zakupowej.

Krok 5. Planowanie zamówienia i dostawy

Przygotowanie dokumentów to nie koniec procesu. Przychodnia powinna również uwzględnić czas potrzebny na przeprowadzenie procedury zakupowej, zamówienie urządzeń oraz ich dostawę. Ma to szczególne znaczenie w okresach, w których wiele podmiotów jednocześnie realizuje inwestycje finansowane ze środków publicznych.

Według informacji NTT montaż zamówienia obejmującego do 50 komputerów zajmuje ok. 1 tygodnia, a w przypadku zamówień do 200 sztuk – ok. 2 tygodni. Są to szacunkowe czasy montażu, zależne m.in. od dostępności podzespołów i złożoności konfiguracji. Nie obejmują całego czasu realizacji zamówienia.

Wcześniejszy kontakt z dostawcą pozwoli lepiej zaplanować kolejne etapy i sprawdzić, czy założony harmonogram jest realny. NTT zwraca także uwagę, że wcześniejsze ustalenie konfiguracji może ułatwić zabezpieczenie podzespołów potrzebnych do produkcji.

Od czego zacząć?

Placówka medyczna, która planuje zakup komputerów w ramach projektu dofinansowanego ze środków publicznych, nie musi rozpoczynać od gotowej specyfikacji. Wystarczy przygotować podstawowe informacje o liczbie stanowisk, wykorzystywanym oprogramowaniu i potrzebach użytkowników. Na tej podstawie można rozpocząć rozmowę o możliwych konfiguracjach i uzyskać ofertę.

NTT przyjmuje zapytania mailowo, telefonicznie oraz przez formularz na stronie internetowej. Im wcześniej placówka rozpocznie rozmowę i przekaże dostępne informacje, tym więcej czasu będzie miała na dopracowanie dokumentacji sprzętowej przed złożeniem wniosku.

Modernizacja IT bez dofinansowania

Jeśli nie kwalifikujesz się do dofinansowania, warto poznać NTT Finanse. To oferta finansowania komercyjnego NTT System dla przedsiębiorców, dostarczana przez LeaseLink i niezwiązana z programami dotacyjnymi. Leasing lub Raty dla Firm pozwalają rozłożyć koszt zakupu sprzętu na miesięczne płatności, a Abonament dla Firm umożliwia jego użytkowanie bez zakupu. Poradnie prowadzące działalność gospodarczą mogą zapytać NTT System o dostępność i warunki finansowania planowanej modernizacji.

Współpracę najlepiej sprawdzić w praktyce

NTT przygotuje dla Ciebie ofertę wstępną, specyfikację techniczną i komplet certyfikatów do dokumentacji.

W ofercie NTT System znajdziesz szeroki wybór sprzętu: komputery stacjonarne, urządzenia All-in-One (AiO), komputery Mini PC, stacje robocze, serwery i laptopy, a także rozwiązania dopasowane do pozostałych potrzeb związanych z wyposażeniem biura.

Wyślij zapytanie na adres → projekt@ntt.pl (temat: PRZETARG ZDROWIE).

➔ Szczegóły i pełna oferta

Materiał powstał we współpracy z NTT System S.A.

Artykuł Dofinansowanie na cyfryzację POZ. Jak przygotować dokumentację sprzętową i opis zamówienia? pochodzi z serwisu Świat Lekarza.