Więcej

    Archiwum dokumentacji medycznej trzeba chronić

    Tylko pozornie prowadzenie archiwum dokumentacji medycznej wydaje się proste. W rzeczywistości jest to skomplikowane, kosztowne zadanie, które wiąże się z ogromną odpowiedzialnością.

    Pierwszym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniego pomieszczenia na archiwum. Powinno być ono zabezpieczone przed pożarem czy zalaniem. Dlatego należy zrezygnować z pomieszczeń na przykład w piwnicach, na parterach czy strychach. Istotny jest również sam sposób przechowywania, czyli zadbanie o właściwe środowisko klimatyczne (odpowiednia temperatura, wilgotność i oświetlenie). Każdy z tych czynników może negatywnie wpływać na papier i naniesione tam informacje.

    Jak prowadzić archiwum?

    Dokumentacja medyczna, jako zbiór zawierający dane osobowe, podlega ustawie o ochronie danych osobowych. W związku z tym istnieje szereg obostrzeń dotyczących ich gromadzenia i przechowywania. Wiąże się to ze szczególną odpowiedzialnością osób, które się tym zajmują. Należy pamiętać, że tego typu archiwum zawiera dane wrażliwe (choroby, ich przebieg i sposoby leczenia). Każdy pacjent ma prawo do utrzymania tych informacji w tajemnicy. Oznacza to, że tego typu archiwum wymaga szczególnej ochrony, a dostęp do niego musi być rejestrowany i mogą go mieć tylko osoby upoważnione.

    Bardzo ważny jest też sposób prowadzenia archiwum. Trzeba pamiętać, że jest to zbiór dokumentacji, która w różnych sytuacjach powinna być natychmiast udostępniana osobom upoważnionym. Obserwuje się stały wzrost zainteresowania zawartością archiwum. Sprawne wyszukiwanie dokumentów uzależnione jest od prawidłowego sposobu gromadzenia i katalogowania. Tym powinny zajmować się osoby posiadające niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie w tym zakresie.

    Specjaliści do archiwizacji

    Dokumentacja medyczna – w zależności od kategorii – musi być przechowywana nawet 40 lat. Długi okres przechowywania to też trudność, koszt i odpowiednia przestrzeń do archiwizacji. Część dokumentacji może być zniszczona wcześniej, trzeba jednak wiedzieć, kiedy i w jaki sposób można to zrobić. To znów argument za zatrudnieniem wykwalifikowanych specjalistów zajmujących się archiwizacją.

    Istnieje możliwość zlecenia archiwizacji i zarządzania dokumentacją medyczną wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Takie rozwiązanie znosi część odpowiedzialności, gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów – zarówno fizyczne, jak i przed dostępem osób nieuprawnionych – sprawne udostępnianie materiałów osobom upoważnionym. A co najważniejsze: jest zdecydowanie tańsze od samodzielnego prowadzenia archiwum przez zakład opieki zdrowotnej.

    Więcej od autora

    Jolanta Augustyniak
    Jolanta Augustyniak
    Dyrektor Generalna na Europę Centralną i Wschodnią OSG Records Management

    Podobne artykuły

    ŚWIAT LEKARZA 3Dspot_img

    Najnowsze artykuły

    Pierwsze Muzyczne Spotkania Mistrzów Medycyny: Uzyskaliśmy 6 600 zł na stypendia dla młodych naukowców!

    Podczas koncertu Muzyczne Spotkania Mistrzów Medycyny miała miejsce niezwykła aukcja na rzecz II stypendium naukowego Nagrody Zaufania Złoty OTIS. Gości oczarowały pięknie arie w...

    Szkoła, gmina, system – partnerstwo przeciw epidemii otyłości i cukrzycy

    Podczas konferencji prasowej, która odbyła się 22 czerwca br., zaprezentowany został raport Cities Changing Diabetes (CCD). To tzw. raport otwarcia programu w Polsce. Szkoła,...

    Koniec roku szkolnego. Zbadaj wzrok dziecka

    Końcówka czerwca to dla dzieci koniec roku szkolnego i długo wyczekiwany początek wakacji. Zanim jednak na dobre rozpoczniemy błogie lenistwo, warto sprawdzić kondycję wzroku...

    Chcesz być na bieżąco z informacjami ze świata medycyny?

    Zaprenumeruj bezpłatnie ŚWIAT LEKARZA 3D