Tylko pozornie prowadzenie archiwum dokumentacji medycznej wydaje się proste. W rzeczywistości jest to skomplikowane, kosztowne zadanie, które wiąże się z ogromną odpowiedzialnością.
Pierwszym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniego pomieszczenia na archiwum. Powinno być ono zabezpieczone przed pożarem czy zalaniem. Dlatego należy zrezygnować z pomieszczeń na przykład w piwnicach, na parterach czy strychach. Istotny jest również sam sposób przechowywania, czyli zadbanie o właściwe środowisko klimatyczne (odpowiednia temperatura, wilgotność i oświetlenie). Każdy z tych czynników może negatywnie wpływać na papier i naniesione tam informacje.
Jak prowadzić archiwum?
Dokumentacja medyczna, jako zbiór zawierający dane osobowe, podlega ustawie o ochronie danych osobowych. W związku z tym istnieje szereg obostrzeń dotyczących ich gromadzenia i przechowywania. Wiąże się to ze szczególną odpowiedzialnością osób, które się tym zajmują. Należy pamiętać, że tego typu archiwum zawiera dane wrażliwe (choroby, ich przebieg i sposoby leczenia). Każdy pacjent ma prawo do utrzymania tych informacji w tajemnicy. Oznacza to, że tego typu archiwum wymaga szczególnej ochrony, a dostęp do niego musi być rejestrowany i mogą go mieć tylko osoby upoważnione.
Bardzo ważny jest też sposób prowadzenia archiwum. Trzeba pamiętać, że jest to zbiór dokumentacji, która w różnych sytuacjach powinna być natychmiast udostępniana osobom upoważnionym. Obserwuje się stały wzrost zainteresowania zawartością archiwum. Sprawne wyszukiwanie dokumentów uzależnione jest od prawidłowego sposobu gromadzenia i katalogowania. Tym powinny zajmować się osoby posiadające niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie w tym zakresie.
Specjaliści do archiwizacji
Dokumentacja medyczna – w zależności od kategorii – musi być przechowywana nawet 40 lat. Długi okres przechowywania to też trudność, koszt i odpowiednia przestrzeń do archiwizacji. Część dokumentacji może być zniszczona wcześniej, trzeba jednak wiedzieć, kiedy i w jaki sposób można to zrobić. To znów argument za zatrudnieniem wykwalifikowanych specjalistów zajmujących się archiwizacją.
Istnieje możliwość zlecenia archiwizacji i zarządzania dokumentacją medyczną wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Takie rozwiązanie znosi część odpowiedzialności, gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów – zarówno fizyczne, jak i przed dostępem osób nieuprawnionych – sprawne udostępnianie materiałów osobom upoważnionym. A co najważniejsze: jest zdecydowanie tańsze od samodzielnego prowadzenia archiwum przez zakład opieki zdrowotnej.