Partner
Partner
Więcej
    Partner
    Partner

    Archiwum dokumentacji medycznej trzeba chronić

    Tylko pozornie prowadzenie archiwum dokumentacji medycznej wydaje się proste. W rzeczywistości jest to skomplikowane, kosztowne zadanie, które wiąże się z ogromną odpowiedzialnością.

    Pierwszym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniego pomieszczenia na archiwum. Powinno być ono zabezpieczone przed pożarem czy zalaniem. Dlatego należy zrezygnować z pomieszczeń na przykład w piwnicach, na parterach czy strychach. Istotny jest również sam sposób przechowywania, czyli zadbanie o właściwe środowisko klimatyczne (odpowiednia temperatura, wilgotność i oświetlenie). Każdy z tych czynników może negatywnie wpływać na papier i naniesione tam informacje.

    Jak prowadzić archiwum?

    Dokumentacja medyczna, jako zbiór zawierający dane osobowe, podlega ustawie o ochronie danych osobowych. W związku z tym istnieje szereg obostrzeń dotyczących ich gromadzenia i przechowywania. Wiąże się to ze szczególną odpowiedzialnością osób, które się tym zajmują. Należy pamiętać, że tego typu archiwum zawiera dane wrażliwe (choroby, ich przebieg i sposoby leczenia). Każdy pacjent ma prawo do utrzymania tych informacji w tajemnicy. Oznacza to, że tego typu archiwum wymaga szczególnej ochrony, a dostęp do niego musi być rejestrowany i mogą go mieć tylko osoby upoważnione.

    Bardzo ważny jest też sposób prowadzenia archiwum. Trzeba pamiętać, że jest to zbiór dokumentacji, która w różnych sytuacjach powinna być natychmiast udostępniana osobom upoważnionym. Obserwuje się stały wzrost zainteresowania zawartością archiwum. Sprawne wyszukiwanie dokumentów uzależnione jest od prawidłowego sposobu gromadzenia i katalogowania. Tym powinny zajmować się osoby posiadające niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie w tym zakresie.

    Specjaliści do archiwizacji

    Dokumentacja medyczna – w zależności od kategorii – musi być przechowywana nawet 40 lat. Długi okres przechowywania to też trudność, koszt i odpowiednia przestrzeń do archiwizacji. Część dokumentacji może być zniszczona wcześniej, trzeba jednak wiedzieć, kiedy i w jaki sposób można to zrobić. To znów argument za zatrudnieniem wykwalifikowanych specjalistów zajmujących się archiwizacją.

    Istnieje możliwość zlecenia archiwizacji i zarządzania dokumentacją medyczną wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Takie rozwiązanie znosi część odpowiedzialności, gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów – zarówno fizyczne, jak i przed dostępem osób nieuprawnionych – sprawne udostępnianie materiałów osobom upoważnionym. A co najważniejsze: jest zdecydowanie tańsze od samodzielnego prowadzenia archiwum przez zakład opieki zdrowotnej.

    Więcej od autora

    Jolanta Augustyniak
    Jolanta Augustyniak
    Dyrektor Generalna na Europę Centralną i Wschodnią OSG Records Management

    Podobne artykuły

    ŚWIAT LEKARZA 3Dspot_img

    Najnowsze artykuły

    Prof. Wierzba, dyrektor szpitala MSWiA: To nie miał być i nie będzie szpital dla VIP-ow

    To nigdy nie będzie szpital dla VIP-ów, przekształcenie CSK MSWiA w Państwowy Instytut Medyczny to szansa dla pacjentów i personelu.

    Gdy rock sięga granic muzyki, a onkologia granic medycyny, czyli XVI konferencja Polskiej Grupy Raka Płuca

    To największa naukowa konferencja onkologiczna w Polsce: onkolodzy kliniczni, pulmonolodzy, patomorfolodzy, radioterapeuci, diagności molekularni i laboratoryjni, radiolodzy podczas XVI Konferencji Polskiej Grupy Raka Płuca...

    XII Kongres Polskiego Towarzystwa Lipidologicznego: zaproszenie do udziału

    Polskie Towarzystwo Lipidologiczne zaprasza do udziału wtegorocznej, XII edycji Kongresu PTL, który odbędzie się w formie hybrydowej. Kongres to dziesiątki merytorycznych wykładów, panele dyskusyjne,...

    Chcesz być na bieżąco z informacjami ze świata medycyny?

    Zaprenumeruj bezpłatnie ŚWIAT LEKARZA 3D